Krajowy System e-Faktur KSeF 2026. Są ważne zmiany dla przedsiębiorców. Nowe zasady wydawania faktur

KSeF działa od 2022 roku w formule dobrowolnej, jednak od 2026 roku stanie się obowiązkowy. Świadomość, dla kogo KSeF 2026 będzie obowiązkiem to dziś fundamentalna wiedza dla właścicieli firm, księgowych i doradców podatkowych. 

Warto poznać nowe zasady wystawiania e-faktur i przetestować bezpłatne narzędzia KSeF. Można też skorzystać z bezpłatnych spotkań na temat e-faktur.

Sebastian Polański, główny specjalista z Referatu Komunikacji Izby Administracji Skarbowej we Wrocławiu.

Środy z KSeF od stycznia 2026 r.

Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców, od 7 stycznia do 11 lutego 2026 r. odbędzie się kolejna edycja akcji szkoleniowej: „Środy z KSeF - KSeF w pigułce”. Podczas spotkań eksperci przekażą przedsiębiorcom najważniejsze i praktyczne informacje jak korzystać z systemu.

Szkolenia będą odbywa się w każdą środę:

• w izbach administracji skarbowej - szkolenia online w godz. 10-12 oraz 14-16,
• w urzędach skarbowych – szkolenia stacjonarne w godz. 10-12.

Każde szkolenie potrwa około półtorej godziny, aby w szybki i przystępny sposób przekazać najważniejsze informacje nt. korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Dzień otwarty z KSeF

Dodatkowo, Krajowa Administracja Skarbowa organizuje „Dzień otwarty z KSeF”, który odbędzie się w sobotę 24 stycznia 2026 r. w godzinach 9–15 we wszystkich urzędach skarbowych w Polsce.

Każdy zainteresowany będzie mógł wziąć udział w dodatkowym szkoleniu w dniu wolnym od pracy, spotkać się z ekspertami KSeF i uzyskać indywidualne wyjaśnienia, zadać pytania oraz rozwiać wątpliwości dotyczące korzystania z systemu.

Sebastian Polański, główny specjalista z Referatu Komunikacji Izby Administracji Skarbowej we Wrocławiu.

Co to jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym w szczególności do:

• wystawiania, przesyłania, otrzymywania, dostępu, przechowywania faktur ustrukturyzowanych oraz
• nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.

KSeF przydziela automatycznie unikatowy numer identyfikujący każdą wystawioną fakturę.  Aby rozpocząć korzystanie z KSeF należy uwierzytelnić się w systemie.

Uwierzytelnić może się przedsiębiorca albo osoba lub podmiot wskazany przez przedsiębiorcę. Przepisy wykonawcze określają możliwe metody uwierzytelnienia się w systemie (np. za pomocą Podpisu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej).

Kto korzysta z KSeF?

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnik np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, grupa VAT czy jednostka samorządu terytorialnego,
• podmioty wskazane przez podatnika np. biuro rachunkowe,
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług tj. organy egzekucyjne, komornicy sądowi,
• osoby fizyczne wskazane przez podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o podatku od towarów i usług,
• osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu ZAW-FA, którym podatnik lub organ egzekucyjny nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
• podmioty inne, niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym - uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach wykonawczych.

Jakie korzyści oferuje KSeF

• brak konieczności drukowania faktur,
• stały dostęp do faktur przez 10 lat - bez konieczności przechowywania ich samodzielnie,
• zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami,
• skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Termin wprowadzenia obowiązkowego KSeF

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

WAŻNE: Otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r. (poza przypadkami wyłączonymi ustawowo, gdzie faktura jest przekazana w sposób uzgodniony).

Bezpłatne narzędzia KSeF od Ministerstwa Finansów

Wersja testowa przygotowana przez Ministerstwo Finansów pozwala sprawdzić poprawność integracji systemów i przesyłania faktur:

• Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 – wersja testowa
• Aplikacja Podatnika KSeF Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 w środowisku przedprodukcyjnym (Demo)

Jeśli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając jedynie z fikcyjnych danych na fakturach oraz fikcyjnych danych uwierzytelniających - użyj środowiska testowego. Natomiast jeżeli chcesz przetestować KSeF 2.0 korzystając z fikcyjnych danych na fakturach, ale już prawdziwych danych uwierzytelniających - użyj środowiska przedprodukcyjnego (Demo).

Sebastian Polański, główny specjalista z Referatu Komunikacji Izby Administracji Skarbowej we Wrocławiu.

Więcej informacji nt. bezpłatnych narzędzi: Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0 - KSeF (Krajowy System e-Faktur)

KSeF 2026. Najważniejsze informacje: linki, infolinie

Wszystkie niezbędne materiały, filmy instruktażowe oraz baza pytań dotyczących KSeF dostępna jest na stronie ksef.podatki.gov.pl.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości ws. KSeF 2026 można:

• zadać pytanie korzystając z formularza zgłoszeniowego KSeF (link do strony formularza: https://ksef.podatki.gov.pl/formularz/),
• skontaktować się z infolinią KAS do spraw KSeF (w dni robocze 8 – 18)

tel. 22 330 03 30 (numer dla telefonów komórkowych oraz z zagranicy)

tel. 801 055 055 (numer dla telefonów stacjonarnych),

• umówić wizytę w urzędzie skarbowym w zakresie KSeF, która pozwoli na załatwienie sprawy szybko, komfortowo i bez kolejek (link strony umów wizytę https://wizyta.podatki.gov.pl/).

KSeF 2026. FAQ 

Dlaczego obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest od lutego, a nie z początkiem roku?

• Początek roku to spiętrzenie rozliczeń i sprawozdań. Dlatego wybrano terminy w trakcie roku (1 lutego i 1 kwietnia 2026 r.). To również zgodne z rekomendacjami po audycie systemu.

Jak będą mogły wystawiać fakturę osoby prowadzące działalność gospodarczą, a nie posiadające dostępu do Internetu oraz nie obsługujące komputerta?

• Internet jest niezbędny do wystawiania faktur w KSeF. W przypadku niekorzystania z internetu jedną z opcji jest nadanie uprawnień innej osobie do wystawiania faktur np. pracownikowi biura rachunkowego. Obowiązek korzystania z KSeF został odroczony do lutego 2026 r. m.in. w celu stworzenia zaplecza technicznego pozwalającego na korzystanie z KSeF.

Czy osoby na ryczałcie muszą korzystać z KSeF?

• Tak. Obowiązek KSeF obejmie również podatników na ryczałcie, jeśli wystawiają faktury sprzedaży.

Od kiedy obowiązkowy KSeF dla JDG?

• Dla jednoosobowych działalności gospodarczych obowiązek wystawiania faktur w KSeF zacznie się 1 kwietnia 2026 r.

Czy KSeF obejmie zagraniczne firmy?

• Tak, jeśli posiadają polski NIP i wystawiają faktury z terytorium Polski.

Czy będzie można wystawić fakturę offline?

• Tak, ale tylko w sytuacjach awaryjnych, np. braku dostępu do systemu – należy ją później zarejestrować w KSeF.